Planilha de Controle de EPIs Grátis

Controlar a entrega de Equipamentos de Proteção Individual exige mais do que saber quantos capacetes, luvas ou óculos existem no almoxarifado. A empresa precisa conseguir relacionar cada entrega ao trabalhador, identificar o EPI fornecido, registrar quantidade, acompanhar substituições e manter as evidências do processo organizadas. A Planilha de Controle de EPIs Grátis do Planilhas Gestão foi criada para apoiar justamente essa rotina.

O modelo reúne cadastro de colaboradores, catálogo de EPIs, número de CA, data de entrega, quantidade, tamanho, motivo da entrega, próxima troca, dias restantes e status. Um Dashboard consolida os principais indicadores para facilitar a revisão periódica.

O que é uma planilha de controle de EPIs?

É uma ferramenta gerencial para registrar quais equipamentos foram entregues aos trabalhadores e acompanhar o histórico de fornecimento. Em operações pequenas e intermediárias, esse controle ajuda Segurança do Trabalho, RH, almoxarifado e liderança a localizar informações sem depender de registros espalhados.

A planilha não substitui os requisitos legais aplicáveis, a seleção técnica do EPI, orientação, treinamento, higienização, manutenção ou os comprovantes de entrega exigidos pela empresa. Ela funciona como uma camada de organização e acompanhamento.

O que está incluído na planilha

• Dashboard: quantidade de entregas, unidades fornecidas e situação das trocas.
• Base de entregas: registra data, matrícula, colaborador, departamento, EPI, CA, quantidade, tamanho e motivo.
• Cadastro de colaboradores: matrícula, nome, departamento, função, gestor e status.
• Cadastro de EPIs: código, equipamento, CA, validade cadastrada, periodicidade gerencial de troca e custo unitário.
• Próxima troca: campo calculado até a linha 500 a partir do intervalo do cadastro de EPIs.
• Dias para troca: ajuda a antecipar substituições programadas.
• Status: identifica registros OK, próximos da troca ou vencidos segundo o critério configurado.
• Listas e instruções: facilitam a padronização do preenchimento.

Como usar a planilha de controle de EPIs

Comece cadastrando os colaboradores e os equipamentos utilizados na empresa. Use uma matrícula única para cada trabalhador e um código próprio para cada EPI. Essa padronização facilita filtros e evita confundir equipamentos com nomes semelhantes.

1. Cadastre os colaboradores

Na aba Colaboradores, informe matrícula, nome, departamento, função, gestor, admissão e status. Quando alguém deixar a empresa, prefira alterar o status em vez de apagar o histórico.

2. Cadastre os EPIs

Na aba EPIs, registre o nome do equipamento, o CA correspondente e outras informações de controle. O número do Certificado de Aprovação deve ser conferido na fonte oficial aplicável e relacionado ao equipamento efetivamente fornecido.

3. Registre cada entrega

Na aba Entregas, crie uma linha para cada fornecimento. Informe data, colaborador, EPI, quantidade, tamanho e motivo. Entregas iniciais, substituições por desgaste, perda ou dano podem ser diferenciadas para melhorar a rastreabilidade.

4. Acompanhe as trocas

O modelo possui campos para próxima troca, dias restantes e status. A periodicidade cadastrada deve ser entendida como um parâmetro gerencial, não como uma validade universal do EPI. A necessidade real de substituição depende do equipamento, condições de uso, conservação, recomendações do fabricante e critérios aplicáveis.

5. Revise o Dashboard

Use o painel para acompanhar o volume de entregas e identificar registros que merecem atenção. A revisão pode ser incorporada à rotina semanal ou mensal de Segurança do Trabalho e almoxarifado.

Preenchimento, cálculos e limites

O arquivo contém Dashboard, Entregas, Colaboradores, EPIs, Listas e Instrucoes. As linhas 2 a 500 estão preparadas para 499 registros. Em Entregas, preencha A:K e O; preserve L:N e P. P busca o intervalo gerencial em EPIs!E pelo código F; L soma esse intervalo à data B; M calcula dias restantes e N mostra a situação.

Use códigos e matrículas únicos. Nome, departamento, descrição e CA são campos manuais e precisam ser conferidos. Datas devem ser reconhecidas pelo aplicativo; quantidades e intervalos devem ser números inteiros positivos. Códigos ou matrículas desconhecidos, campos vazios e entradas inválidas recebem avisos específicos.

Dashboard!B4 usa =TODAY(). Você pode informar uma data válida para análise; restaure a fórmula para voltar ao dia atual. D4 define a janela de alerta, inicialmente 30 dias: use um inteiro não negativo. Prazo anterior à referência gera TROCA ATRASADA; de zero até a janela, TROCAR EM BREVE; acima da janela, OK. Data de entrega posterior à referência gera ENTREGA FUTURA.

Revisar dados conta registros fora dos três status de troca. Quantidade registrada soma I, inclusive registros futuros: não comprova fornecimento. Texto não entra na soma; valores negativos reduzem o total e recebem alerta. Corrija as entradas antes de interpretar o resumo.

Alterar EPIs!E recalcula todas as entregas do código. Preserve uma cópia histórica ou use um código distinto para um novo critério. Marcar colaborador INATIVO ou EPI NÃO ativo não exclui registros automaticamente. O arquivo não controla saldo de estoque, não consulta CA automaticamente e não possui gráficos.

Para ampliar além de 500, estenda L:N/P, formatos e listas, intervalos do Dashboard e buscas nos cadastros. Os números de CA e validades dos exemplos são fictícios. A periodicidade gerencial não define a vida útil física do EPI.

Exemplo prático

O arquivo possui cinco registros de demonstração e seis unidades registradas. Na referência de 07/10/2026, três registros estão OK e dois possuem datas futuras: aparecem como ENTREGA FUTURA e precisam ser revisados antes de serem tratados como fornecimentos já realizados. Nenhum exemplo está com troca atrasada ou próxima da troca nessa referência. Os nomes, números de CA e validades são fictícios e não comprovam aprovação de equipamentos reais. Um colaborador recebe capacete, outro recebe óculos, outro recebe duas luvas, e os demais recebem cinturão e protetor auricular. Os exemplos mostram como registrar tamanhos, motivos e datas de troca.

Ao substituir os dados fictícios pelos registros reais, o responsável passa a ter uma base única para consultar quem recebeu determinado equipamento e quando ocorreu o fornecimento.

Como interpretar os indicadores

O número de entregas representa a quantidade de registros, enquanto a quantidade entregue soma as unidades. Essa diferença é importante: uma entrega de duas luvas corresponde a um registro, mas duas unidades no indicador de quantidade.

Os status de troca funcionam como alertas gerenciais. Um item marcado como próximo da troca deve ser revisado, mas a decisão não deve ser automática. Inspeção, condição do EPI, orientação do fabricante e avaliação da atividade continuam sendo relevantes.

CA e validade: cuidado com a interpretação

O CA identifica a aprovação do EPI no contexto regulatório brasileiro, mas o controle do CA não deve ser confundido com a vida útil física de cada unidade entregue. Por isso, a planilha mantém os campos separados.

Antes de adquirir ou fornecer um equipamento, confirme as informações vigentes e a adequação ao risco. Para uso operacional, mantenha também as especificações, instruções e evidências exigidas pelo processo de Segurança do Trabalho.

Consulte a NR-6 publicada pelo Ministério do Trabalho e Emprego e o portal oficial de EPI e consulta de CA. O prazo gerencial deste arquivo não adia a substituição de um equipamento danificado ou extraviado.

Erros comuns no controle de EPIs

Registrar apenas o estoque: saber quantas unidades saíram não informa quem recebeu cada equipamento.

Não identificar o CA: a ausência dessa referência dificulta a rastreabilidade do equipamento fornecido.

Usar periodicidade fixa sem avaliação: diferentes condições de uso podem exigir substituição antes do prazo gerencial.

Apagar registros antigos: preserve o histórico e trabalhe com status para manter rastreabilidade.

Não guardar evidências: a planilha deve complementar os documentos e registros de entrega adotados pela empresa.

Boas práticas para gestão de EPIs

• Padronize códigos e nomes dos equipamentos.
• Confirme o EPI adequado aos riscos da atividade.
• Registre a entrega no momento do fornecimento.
• Mantenha histórico de substituições.
• Revise equipamentos danificados ou desgastados.
• Oriente o trabalhador sobre uso, guarda e conservação.
• Integre o controle com estoque para evitar falta de itens críticos.
• Faça auditorias periódicas entre registros e evidências.

Como integrar com estoque e treinamentos

O controle individual de entrega pode ser combinado com a Planilha de Controle de Estoque Grátis. O estoque mostra disponibilidade de materiais, enquanto esta planilha mostra para quem o EPI foi entregue.

Também vale integrar o processo com a Planilha de Controle de Treinamentos e Validades, principalmente quando a utilização do equipamento faz parte de capacitações e autorizações internas. Para organizar ações de regularização, a Planilha de Controle de Tarefas pode complementar a rotina.

Excel ou Google Planilhas?

O arquivo pode ser utilizado no Excel e também convertido para Google Planilhas. Em equipes, o compartilhamento facilita consultas, mas é recomendável controlar permissões de edição. Evite alterações acidentais em fórmulas e preserve uma cópia original.

Perguntas frequentes

A planilha substitui a ficha de EPI?

Não. Ela é um controle gerencial e deve ser usada junto aos registros e evidências exigidos pelo processo da empresa e pelos requisitos aplicáveis.

Posso controlar mais de um EPI por colaborador?

Sim. Cada entrega ocupa uma linha, permitindo vários equipamentos e várias substituições para a mesma pessoa.

Posso cadastrar tamanhos?

Sim. O campo Tamanho ajuda a diferenciar luvas, vestimentas, calçados e outros equipamentos quando aplicável.

A planilha controla CA?

Sim. Existe um campo específico para registrar o CA relacionado ao EPI. As informações devem ser conferidas antes do uso.

A próxima troca é obrigatória na data calculada?

Não. O cálculo é um alerta gerencial baseado na periodicidade configurada. A condição real do equipamento e os critérios técnicos continuam prevalecendo.

Serve para empresas terceirizadas?

Pode ser adaptada para controles de contratadas, desde que responsabilidades, evidências e requisitos sejam definidos pelo processo de gestão de terceiros.

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O modelo foi preparado com Dashboard, cadastro de colaboradores, catálogo de EPIs, base de entregas, CA, quantidades, tamanhos, motivos, trocas e alertas. Substitua os exemplos pelos dados reais da empresa e estabeleça uma rotina de atualização.

Com um histórico organizado, fica mais fácil consultar entregas, planejar substituições e conectar a gestão de EPIs ao estoque, treinamentos e demais controles de Segurança do Trabalho.