Planilha de Controle de Pedidos e Entregas a Clientes Grátis

A planilha de controle de pedidos e entregas a clientes organiza o que foi confirmado, quanto já foi aceito pelo cliente e o que ainda falta entregar. Ela serve para a equipe comercial e de operação revisar prazos, entregas parciais e próximos passos antes de uma reunião de acompanhamento. O arquivo reúne uma base editável, parâmetros de análise e um dashboard com seis indicadores, dois gráficos e uma lista de exceções.

O controle usa uma linha por item do pedido. Um mesmo pedido pode conter vários produtos, com prazos e quantidades diferentes. Por isso, a ferramenta conta itens, sem declarar que um pedido inteiro terminou apenas porque uma de suas linhas foi concluída. Todos os clientes, pedidos, datas e evidências do exemplo são fictícios.

O que existe no arquivo

• Dashboard: cartões de acompanhamento, situação dos itens, saldo comercial por faixa de prazo e as dez primeiras exceções do contexto, na ordem de cadastro.
• Configuracoes: data da análise, intervalo de prazos prometidos e seleção do responsável.
• Pedidos: identificação do item e do pedido, cliente, unidade, responsável, datas, quantidades, preço, aceite, evidência e próxima ação.
• Instrucoes: regras de preenchimento, capacidade, interpretação dos resultados e cuidados para alterar a estrutura.

A área preparada comporta 200 itens, entre as linhas 5 e 204. Na aba Pedidos, A:Q são entradas e R:AD contêm cálculos. Preencha ou substitua as entradas sem apagar fórmulas, cabeçalhos, validações e a tabela.

Como preencher e manter o controle

1. Salve uma cópia do arquivo e confira primeiro os exemplos. Em Configuracoes, escolha a data da análise e o intervalo de prazos prometidos que será discutido.
2. Crie um ID único para cada item. Repita o número do pedido nas linhas dos seus diferentes produtos, mas nunca repita o ID do item.
3. Informe cliente, descrição, unidade, responsável, confirmação e prazo prometido. Use datas válidas; o prazo não pode ser anterior à confirmação.
4. Registre quantidade pedida maior que zero, quantidade aceita acumulada e preço unitário. Quando nada foi aceito, digite zero na quantidade aceita. Campo vazio não equivale a zero.
5. Para um aceite maior que zero, informe a data do último aceite e uma referência da evidência. Uma remessa enviada, mas ainda não aceita, não deve ser lançada como aceite confirmado.
6. Para cada item aberto, combine uma data de acompanhamento e uma próxima ação concreta. Atualize esses campos após o contato com o cliente ou a equipe.

A quantidade aceita é acumulada. Se um item tinha 40 unidades aceitas e o cliente aceitar outras 20, o novo total é 60. Não registre apenas 20, nem some o total anterior duas vezes. Atualize também a data e a referência da evidência. O arquivo acompanha o estado atual; não mantém um histórico separado de cada entrega.

Use a mesma unidade dentro de cada linha. Caixas, peças e metros podem coexistir na base, mas suas quantidades não são somadas em um total geral. O campo de valor permite comparar o saldo comercial de itens diferentes, desde que o preço unitário corresponda à unidade informada.

Exemplo preenchido e leitura dos indicadores

No cenário fictício de 9 de outubro de 2026, com prazos de 1 a 31 de outubro e responsável Todos, existem cinco itens abertos. O saldo comercial a entregar é R$ 11.500, dois itens estão atrasados, dois têm aceite parcial e um precisa definir o acompanhamento. Dos dois itens concluídos válidos, um terminou dentro do prazo: a taxa é 1 ÷ 2 = 50%.

O item IT-001 do pedido PED-101 tem 100 unidades pedidas e 40 aceitas, a R$ 50 cada. Faltam 60 unidades, correspondentes a R$ 3.000. Seu prazo prometido foi 7 de outubro, portanto está atrasado na análise de 9 de outubro. Outro item do mesmo pedido já está concluído. Essa diferença mostra por que é necessário consultar todas as linhas do pedido antes de informar sua conclusão.

O gráfico de saldo por prazo divide os R$ 11.500 em R$ 4.200 vencidos, R$ 4.000 com prazo no dia da análise, R$ 1.800 nos próximos sete dias e R$ 1.500 depois desse intervalo. A soma dessas faixas confere com o cartão de saldo. Prazo igual à data da análise não é atraso.

Saldo comercial não é receita, previsão de recebimento ou conta a receber. Ele resulta de quantidade pendente multiplicada pelo preço unitário. O arquivo não controla notas fiscais, recebimentos, custos, estoque ou conciliação financeira.

Como transformar o painel em ações na reunião

Comece pelo aviso de pendências da base inteira. Dados inválidos são excluídos dos totais e precisam de correção antes da apresentação. Depois, revise os itens vencidos com o responsável: confirme a quantidade pendente, a situação do aceite e uma ação com data. Não altere a data prometida apenas para retirar um alerta; registre o motivo de uma renegociação nas observações e mantenha a evidência correspondente.

Em seguida, confira entregas parciais e acompanhamentos pendentes. O alerta inclui data ou ação ausente e acompanhamento anterior à análise. Uma data de acompanhamento igual ao dia da análise ainda não está vencida. Mesmo que a entrega esteja prevista para o futuro, um acompanhamento vencido exige revisão.

A lista mostra até dez exceções na ordem de cadastro, sem classificação por gravidade. Quando houver mais casos, use a base para examinar os demais. O ID apresentado no painel permite localizar a linha correspondente e consultar o número completo do pedido, a evidência e as observações.

Filtros, expansão e limites

Altere Configuracoes C5 para a análise, C6:C7 para os prazos e C8 para o responsável. A lista inicial contém Todos, Ana, Bruno e Carla. Para incluir outro nome, edite a validação de C8 e use exatamente a mesma grafia na base. O filtro de responsável e o intervalo propagam para os cartões, gráficos e exceções. O aviso de cadastros inválidos considera a base inteira, para não esconder problemas fora do filtro.

Escolher uma data antiga não reconstrói as quantidades que existiam naquele dia. Se a análise for anterior ao último aceite acumulado, o item é excluído daquele contexto. Guarde cópias datadas para preservar apresentações anteriores. Cancelados ficam fora dos indicadores operacionais; sem itens concluídos válidos, a pontualidade aparece como “n.a.”, e não como zero.

Acima da linha 204, estenda tabela, fórmulas, validações e referências dos indicadores, gráficos e exceções, e teste novamente. Inserir registros fora do limite preparado não garante sua inclusão. O download é XLSX e suas funções centrais foram testadas após importação no Google Planilhas. O Excel nativo não foi testado; confira o recálculo e o exemplo no aplicativo escolhido antes de substituir os dados.

Perguntas práticas e checklist

Posso registrar o mesmo pedido mais de uma vez? Sim, uma linha por item, com ID único. Posso aceitar mais do que foi pedido? Não: esse caso gera pendência e sai dos totais válidos. Preço zero é permitido? Sim; preço ausente ou textual precisa de correção. O painel envia avisos ao cliente? Não. Ele organiza o acompanhamento; o contato e a atualização são feitos pela equipe.

• Os exemplos fictícios foram substituídos e os IDs são únicos?
• Datas, unidades, quantidades e preços foram conferidos?
• Os aceites têm data e evidência real?
• Todos os itens abertos têm próxima ação e acompanhamento?
• O contexto de prazo e responsável está correto?
• As pendências de cadastro foram corrigidas antes da apresentação?
• As exceções além das dez primeiras também foram revisadas?
• O saldo comercial foi explicado sem confundir com recebimentos?

Antes da confirmação do pedido, você pode acompanhar a negociação na planilha de propostas comerciais e follow-up. Para ações que envolvem outras áreas, consulte a planilha de reuniões e planos de ação. Cada recurso atende uma etapa distinta da rotina.

Download: use o botão desta página para obter a versão 1.0. Comece pelo cenário fictício, confira os valores descritos e salve uma cópia para sua equipe.