Planilha de Contas a Pagar e Receber Grátis

Controlar contas a pagar e a receber é uma das formas mais simples de evitar atrasos, juros, esquecimentos e surpresas no caixa. A Planilha de Contas a Pagar e Receber Grátis do Planilhas Gestão foi criada para reunir compromissos financeiros em um único lugar, mostrando o que precisa ser pago, o que ainda deve entrar, quais lançamentos venceram e qual é a diferença em aberto.

O modelo atende principalmente pequenos negócios, profissionais autônomos e pessoas que precisam acompanhar entradas e saídas futuras de maneira organizada. Em vez de depender de lembretes soltos, mensagens ou anotações, você registra cada compromisso com data, tipo, categoria, descrição, vencimento, valor e status.

O que é uma planilha de contas a pagar e receber?

É uma ferramenta de controle financeiro utilizada para registrar valores que ainda serão pagos e valores que ainda serão recebidos. As contas a pagar representam compromissos financeiros, como fornecedores, impostos, aluguel, serviços, assinaturas e outras despesas. As contas a receber representam valores previstos de clientes, vendas, serviços prestados ou outras entradas.

Ao manter essas informações juntas, fica mais fácil antecipar períodos de aperto no caixa e evitar a falsa impressão de que todo saldo disponível pode ser utilizado. Um negócio pode ter dinheiro em conta hoje, mas também possuir vários pagamentos com vencimento nos próximos dias. Da mesma forma, pode existir um volume relevante de recebimentos ainda pendentes.

O que você encontra nesta planilha gratuita

O download possui três abas: Dashboard, Lancamentos e Instruções. O controle oferece 199 linhas, de 2 a 200, para contas a pagar e receber com quitação integral.

• Cadastro de lançamentos: uma linha para cada conta.
• Tipo: escolha entre Pagar e Receber.
• Categoria: organize vendas, serviços, fornecedores, impostos, internet, aluguel e outros grupos.
• Descrição: identifique claramente cada compromisso.
• Vencimento: registre a data limite da conta.
• Valor: informe o montante previsto.
• Status: Pendente, Pago/Recebido ou Cancelado.
• Situação automática: identifica lançamentos vencidos com base na data e no status.
• Observações: espaço para número de documento, condição de pagamento ou informação adicional.
• Dashboard: mostra total a pagar, total a receber, valores liquidados, diferença em aberto e quantidade de lançamentos por status.

Por que controlar vencimentos?

O vencimento é uma das informações mais importantes do controle financeiro. Uma despesa esquecida pode gerar multa, juros, bloqueio de serviço ou desgaste com fornecedor. Já um recebimento atrasado pode afetar o caixa e comprometer pagamentos que dependiam daquela entrada.

Ao visualizar os vencimentos em uma única planilha, você consegue priorizar compromissos próximos, cobrar clientes antes que a inadimplência aumente e planejar o uso do caixa com mais antecedência.

Como usar a planilha de contas a pagar e receber

Comece pela aba Lançamentos. O arquivo possui exemplos preenchidos para demonstrar o funcionamento. Substitua esses dados pelos compromissos reais e mantenha as fórmulas da coluna Situação.

1. Escolha o tipo do lançamento

Selecione Receber quando o valor representar uma entrada prevista. Use Pagar quando for uma obrigação financeira. Essa separação permite que o Dashboard calcule os totais automaticamente.

2. Use categorias consistentes

As categorias ajudam a analisar para onde o dinheiro está indo e de onde estão vindo os recebimentos. Evite criar nomes muito específicos para cada lançamento. Uma estrutura padronizada facilita filtros e análises futuras.

3. Informe o vencimento correto

O alerta automático depende dessa data. Quando o vencimento passa e o status continua como Pendente, a coluna Situação mostra o lançamento como Vencido. Quando a conta é liquidada, altere o status para Pago/Recebido.

4. Atualize o status

Uma planilha de contas a pagar e receber só é útil quando reflete a realidade. Assim que um pagamento for realizado ou um recebimento entrar, atualize o status. Isso evita que o Dashboard continue considerando uma pendência que já foi resolvida.

Como interpretar a diferença em aberto?

A diferença em aberto da planilha representa a diferença entre os recebimentos e pagamentos ainda pendentes e válidos. Ele é útil para enxergar a relação entre compromissos futuros, mas não deve ser confundido automaticamente com o saldo bancário real.

Por exemplo, se existem R$ 8.000 a receber e R$ 5.000 a pagar, a diferença em aberto é positiva em R$ 3.000. Porém, se parte dos recebimentos estiver atrasada ou tiver baixa probabilidade de entrar no prazo, o caixa real pode ser diferente. Por isso, a planilha deve ser usada em conjunto com uma análise realista dos recebimentos.

Exemplo prático

Nos dados entregues, R$ 950 já foram recebidos e R$ 189,90 já foram pagos. Permanecem R$ 3.050 a receber e R$ 1.150 a pagar. A diferença em aberto é R$ 1.900; cancelados e linhas com dados inválidos não entram nesses valores.

Imagine uma pequena empresa com três recebimentos previstos: R$ 1.850 de um cliente, R$ 1.200 de uma consultoria e R$ 950 de outra venda. Ao mesmo tempo, existem pagamentos de R$ 720 para fornecedor, R$ 189,90 de internet e R$ 430 de impostos.

Se a consultoria de R$ 1.200 venceu e ainda não foi recebida, a planilha sinaliza esse item como Vencido. Assim, o responsável financeiro pode agir antes de assumir novos compromissos contando com um dinheiro que ainda não entrou.

Onde essa planilha pode ser usada?

Pequenos negócios: acompanhamento de fornecedores, clientes, impostos e despesas recorrentes.

Profissionais autônomos: controle de pagamentos de clientes e contas do trabalho.

MEIs: organização simples de entradas previstas e compromissos mensais.

Organização pessoal: controle de contas recorrentes, mensalidades, parcelas e valores a receber.

Projetos: acompanhamento de pagamentos e recebimentos relacionados a uma atividade específica.

Erros comuns no controle de contas

Registrar apenas contas a pagar: acompanhar entradas também é importante para projetar o caixa.

Não atualizar os pagamentos: isso deixa o painel incorreto e pode gerar decisões equivocadas.

Ignorar pequenos valores: várias despesas pequenas podem representar uma saída relevante no mês.

Contar com recebimentos incertos: um valor previsto só melhora o caixa quando realmente entra.

Não revisar vencidos: atrasos antigos podem permanecer esquecidos se não houver revisão frequente.

Dicas para aproveitar melhor o modelo

• Atualize a planilha pelo menos duas vezes por semana.
• Revise os vencimentos dos próximos sete dias.
• Registre contas recorrentes assim que souber os valores.
• Use descrições claras para encontrar lançamentos rapidamente.
• Padronize categorias para facilitar filtros.
• Cobre recebimentos vencidos antes de comprometer o caixa.
• Mantenha uma cópia de segurança antes de alterar fórmulas.

Campos, alertas e limites da planilha

Preencha A:H e J na aba Lancamentos. A coluna I é automática: mantenha suas fórmulas. No Dashboard, os valores e o gráfico são automáticos; B18 é a data de referência, inicialmente com =TODAY(). Informe uma data fixa para conferir um período ou restaure a fórmula para atualizar os alertas diariamente.

Uma conta vence quando a data do vencimento é anterior à referência. Vencimento no próprio dia aparece como No prazo. Linhas vazias ficam sem alerta. Se faltar ID, tipo, vencimento, valor positivo ou status válido, aparece Revisar dados e a linha fica fora dos valores do painel. Corrija os campos para incluí-la.

O gráfico conta situações exclusivas: No prazo, Liquidado, Vencido, Cancelado e Revisar dados. Recebido e Pago são valores já liquidados; a diferença em aberto usa somente pendentes. O modelo não registra datas de liquidação, parcelas ou pagamentos parciais, não possui aging nem fluxo mensal, e não representa saldo bancário.

Para usar mais de 199 contas, copie a fórmula de I200 e as validações da última linha. Amplie os intervalos de todos os indicadores e contagens do Dashboard e do filtro de lançamentos. Teste a primeira linha adicionada antes de confiar no resumo. Os exemplos são fictícios e os alertas dependem da data de referência.

Excel ou Google Planilhas?

O arquivo é disponibilizado em formato Excel (.xlsx), mas pode ser importado para o Google Planilhas. No Excel, você pode manter uma cópia local e trabalhar offline. No Google Planilhas, a nuvem facilita o acesso em diferentes dispositivos e o compartilhamento com outras pessoas.

Após importar para outro aplicativo, confira se fórmulas e validações foram mantidas corretamente antes de utilizar o modelo como controle principal.

Perguntas frequentes

A planilha identifica contas vencidas?

Sim. Se o vencimento já passou e o status continua Pendente, a coluna Situação marca o lançamento como Vencido.

Posso usar para empresa?

Sim, especialmente em pequenos negócios e controles gerenciais. Para operações maiores, um sistema financeiro ou ERP pode ser mais adequado.

Posso adicionar novas categorias?

Sim. Você pode adaptar as categorias conforme sua rotina financeira.

Ela substitui um sistema contábil?

Não. O modelo é uma ferramenta de organização e acompanhamento e não substitui obrigações contábeis, fiscais ou sistemas oficiais.

Baixe a planilha de contas a pagar e receber grátis

O arquivo já está preparado com Dashboard, exemplos, fórmulas de vencimento, categorias, status e campos para entradas e saídas. Substitua os dados de demonstração pelos seus próprios lançamentos e comece a acompanhar compromissos financeiros de forma mais organizada.

Para complementar seu controle, veja também a Planilha de Controle Financeiro Pessoal Grátis e a Planilha de Precificação de Produtos Grátis.