Planilha de Controle de Lotes e Validades Grátis: Baixe o Excel

Controlar estoque apenas pelo nome do produto não é suficiente quando cada entrada tem lote, validade e condição de liberação diferentes. A Planilha de Controle de Lotes e Validades Grátis organiza produtos, lotes e movimentações para distinguir o saldo físico da quantidade utilizável e preparar uma reunião de prioridades.

A versão 2 entrega um dashboard com seis indicadores, gráfico de composição do valor físico, seleção por SKU e dez prioridades com motivo, responsável, próxima ação e prazo. As imagens abaixo são capturas reais do XLSX disponível para download. O arquivo contém exemplos fictícios para demonstrar o preenchimento.

Qual problema esta planilha resolve?

Um produto pode parecer suficiente no estoque enquanto parte de seus lotes está vencida, bloqueada ou em quarentena. A ferramenta separa essas condições para orientar a conferência de disponibilidade, a revisão de compras e o acompanhamento das decisões da equipe de estoque e qualidade.

Ela atende pequenas operações que conseguem manter cadastros e movimentações identificadas. Para entradas e saídas sem lote ou validade, consulte a planilha de controle de estoque. Este modelo exige validade e recebimento válidos em cada lote e não substitui procedimentos específicos do produto.

O que existe nas seis abas

• Dashboard: contexto da análise, indicadores, gráfico, exceções, prioridades e saldos por SKU/unidade.
• Produtos: SKU, descrição, categoria, unidade, local, mínimo, custo padrão, status e consolidação dos lotes.
• Lotes: identificação, fornecedor, datas, custo, status, saldo calculado e campos de responsável, ação e prazo.
• Movimentacoes: entradas, saídas, perdas e ajustes, com data, quantidade, motivo, documento e responsável.
• Listas: parâmetros, opções de preenchimento, seleção de SKU e versão do arquivo.
• Instrucoes: etapas de uso, regras dos cálculos, exemplos, manutenção e limites.

Como usar a planilha de controle de lotes e validades

1. Defina o contexto da análise

Em Listas B6, informe manualmente a data de análise. B7 define os dias críticos e B8 a janela de atenção, que deve ser igual ou maior que B7. O exemplo usa 15 e 30 dias: são parâmetros operacionais editáveis, não limites legais ou uma recomendação universal.

Em Listas B19, escolha Todos ou um SKU cadastrado. A seleção altera os cartões, o gráfico, as prioridades e o quadro de quantidades. B9 e B10 descrevem as regras de corte e disponibilidade; não são botões de bloqueio. A data não avança sozinha.

2. Cadastre produtos e lotes com IDs únicos

Preencha as entradas amarelas em Produtos A:H, mantendo um SKU para cada apresentação e unidade. O estoque mínimo é comparado à quantidade utilizável desse SKU. Não some caixas, unidades ou quilogramas como uma quantidade homogênea; o dashboard mantém a unidade de cada produto.

Em Lotes, informe ID único, SKU existente, fornecedor, recebimento, fabricação quando conhecida, validade, quantidade recebida informada, custo unitário e status. A fabricação não pode ser posterior ao recebimento, e a validade não pode antecedê-lo. Use Liberado, Quarentena, Bloqueado ou Esgotado conforme o cadastro e a conferência da operação.

A quantidade em Lotes I é informativa e não cria saldo. Registre a entrada uma única vez em Movimentacoes. Para dar baixa, registre a saída; não diminua a quantidade recebida para simular a operação.

3. Lance as movimentações

Use um ID único por movimento, data válida, lote conhecido e quantidade positiva. Entrada e Ajuste positivo aumentam o saldo; Saída, Perda e Ajuste negativo subtraem. Motivo, documento, responsável e observação ajudam a manter a trilha da ocorrência. Datas anteriores ao recebimento, tipos desconhecidos, IDs duplicados e quantidades inválidas geram pendências.

O saldo soma movimentos válidos com data até a análise. Movimentos futuros permanecem registrados, mas ficam fora desse corte. Um saldo final negativo pede revisão. O arquivo não verifica todos os saldos intermediários em ordem cronológica nem reconstrói o histórico de custos ou liberações: os valores usam o custo e o status atuais de cada lote.

4. Atribua as próximas ações

Preencha responsável, próxima ação e prazo em Lotes AB:AD. Esses campos pertencem à mesma tabela dos lotes; ao ordenar, selecione a tabela inteira para manter cada ação ligada ao seu registro. O prazo é opcional. Texto ou zero no prazo aparece como pendência e como “Revisar prazo” no painel, sem invalidar o saldo físico coerente.

Não há envio de notificações, baixa automática ou aprovação de qualidade. A equipe deve conferir a ocorrência, executar a decisão e manter os dados atualizados.

Como interpretar o dashboard

• Lotes com saldo: quantidade de lotes com saldo positivo no contexto selecionado.
• Valor físico: saldo válido de cada lote multiplicado pelo custo unitário atual, somado em reais.
• Valor utilizável: somente a parcela com saldo positivo, dados coerentes, status Liberado e validade igual ou posterior à análise.
• Valor em risco: valor dos lotes vencidos, na janela de atenção, em quarentena ou bloqueados, contado uma vez por lote mesmo com vários motivos.
• Vence na janela: lotes com saldo, ainda não vencidos e dentro da janela configurada.
• Pendências: linhas e parâmetros que precisam de revisão no contexto. Uma causa pode afetar várias linhas relacionadas.

O gráfico divide o valor físico em vencidos, restritos vigentes, liberados na janela e demais liberados, sem sobreposição entre grupos. As contagens de exceções podem compartilhar um mesmo lote, pois vencimento e bloqueio podem coexistir. Valor em risco é uma estimativa com os dados do cadastro, não uma previsão de perda ou de receita.

As dez prioridades são buscadas em toda a área preparada: dados pendentes primeiro, depois vencidos, restritos, críticos e próximos da validade. Empates seguem a ordem do cadastro. Um lote pode exibir vários motivos. O quadro inferior mostra até dez SKUs na ordem do cadastro; os demais saldos continuam disponíveis em Produtos.

Exemplo preenchido e decisões para uma reunião

Na análise fictícia de 29/09/2026, o painel mostra 9 lotes, R$ 14.529,00 físicos, R$ 12.124,50 utilizáveis, R$ 4.682,50 em risco, 2 lotes na janela e zero pendências. Esses resultados foram conferidos no Google Planilhas após importar o XLSX final.

O SKU-001 tem 350 unidades físicas e 290 utilizáveis: 60 pertencem a um lote vencido. Já o SKU-005 tem 120 unidades físicas em quarentena, zero utilizável e mínimo de 80, por isso sinaliza REPOR. Antes de comprar, a equipe deve conferir a decisão de qualidade e os recebimentos previstos. Para organizar pedidos e entregas de fornecedores, use também a planilha de compras e fornecedores.

Na reunião, confirme data e SKU, resolva pendências de cadastro, confira os lotes vencidos/restritos e atribua ação e prazo. Depois revise validade próxima e reposição. O painel reúne as informações; liberação, segregação, expedição e destinação dependem dos procedimentos aplicáveis à operação.

FEFO, dados inválidos e manutenção

Para FEFO, compare a menor validade entre lotes utilizáveis do mesmo SKU. Lotes O mostra a validade elegível. Filtre por produto e ordene a tabela inteira por essa data. A lista de exceções do dashboard segue a gravidade descrita acima e não é uma ordem automática de expedição.

Se faltarem datas obrigatórias ou houver duplicidades, movimentos inválidos ou saldo negativo, consulte Produtos P, Lotes S/U e Movimentacoes O. Totais afetados ficam “n.a.” para evitar apresentar um saldo parcial como completo. Lotes AG identifica prazo de ação inválido. Linhas com SKU desconhecido continuam visíveis em qualquer filtro.

Substitua os exemplos fictícios pelas entradas da operação, preservando fórmulas, tabelas e validações. Faça uma cópia antes de limpar os dados. Para corrigir uma operação já registrada, mantenha uma trilha identificada de ajustes e confira novamente saldo, disponibilidade e prioridades.

Limites e compatibilidade confirmada

A área preparada aceita 200 produtos e 200 lotes nas linhas 5:204, e 300 movimentos nas linhas 5:304. A inclusão na última linha foi testada com propagação para cartões, gráfico e prioridades. Além desses limites, amplie tabelas, fórmulas, validações, listas, resumos e gráfico e repita os testes. Copiar somente uma linha não garante cobertura.

O download é XLSX com fórmulas, tabelas, listas de seleção, formatação condicional e gráfico editável. A importação e os cálculos centrais foram testados no Google Planilhas, incluindo filtros, parâmetros, registros finais e entradas inválidas. O Excel nativo não foi testado. A aparência do gráfico pode variar conforme o aplicativo.

O modelo não integra ERP, banco, leitor de código ou Power BI. Seu dashboard é uma apresentação dos próprios dados da planilha. Ele não baixa estoque sozinho e não calcula custo histórico por movimento.

Perguntas frequentes

Quarentena entra no saldo?

Entra no saldo físico, mas fica fora da quantidade e do valor utilizáveis. Vencidos e bloqueados também ficam fora da disponibilidade.

Posso controlar itens sem validade?

Este modelo exige a data de validade. Para itens sem vencimento, prefira o controle de estoque convencional indicado acima.

Posso usar o painel como posição histórica?

A data corta os movimentos, mas custos e status são os atuais do lote. Ela não recria preços, quarentenas ou liberações de uma data passada.

O prazo da ação bloqueia a expedição?

Não. Ele organiza o acompanhamento humano. Um prazo inválido gera alerta de preenchimento; a disponibilidade decorre dos dados do lote, saldo, status e validade.

Baixe a versão 2 e organize a conferência por lote

Use o botão de download para obter o XLSX com exemplos, instruções e dashboard. Comece pela data de análise e pelos cadastros, registre os movimentos e confira as prioridades antes de usar os indicadores na rotina.