Planilha de Inventário Rotativo e Acuracidade de Estoque Grátis: Baixe o Excel

A planilha de inventário rotativo e acuracidade de estoque ajuda o responsável pelo almoxarifado a organizar contagens, investigar diferenças e apresentar um plano de ação. A versão 2 reúne cadastro de até 100 produtos, histórico de até 300 contagens e um dashboard com seis indicadores, dois gráficos e prioridades ligadas aos registros. O arquivo inclui exemplos fictícios que podem ser substituídos pelos dados da operação.

O ponto central é comparar quantidades no mesmo corte. O saldo que estava no sistema no instante da contagem fica registrado junto do físico encontrado. Uma atualização posterior do saldo cadastrado não apaga nem altera essa comparação. O painel usa a última contagem válida de cada produto até a data selecionada; ele não acompanha movimentações em tempo real.

Quando usar este controle

Use-o na rotina de um estoque pequeno, almoxarifado, oficina ou equipe de manutenção que precisa saber quais materiais contar primeiro e quem investigará as diferenças. Ele é especialmente útil na reunião semanal: o supervisor confere a cobertura, verifica atrasos, atribui ações e acompanha a recontagem. O cadastro contém a classe ABC e a periodicidade de cada item, definidas pela própria operação.

O modelo trabalha por código de produto. Não controla lotes, números de série, histórico de custo contábil ou permissões de aprovação. Para registrar entradas e saídas, use também a planilha de controle de estoque. O inventário compara uma posição registrada; não substitui esse registro de movimentações.

O que existe nas cinco abas

• Dashboard: apresenta produtos no contexto, produtos contados, correspondência exata, divergência absoluta em reais, produtos com prioridade e contagens atrasadas. Inclui cobertura, gráficos por classe e situação e dez prioridades com responsável, prazo e próxima ação.
• Produtos: contém código, descrição, categoria, unidade, classe, saldo cadastrado, custo, periodicidade e plano de ação. As colunas calculadas recuperam a última contagem, comparam o corte e mostram a situação.
• Contagens: mantém data, identificação do inventário, código, abrangência, sistema e físico no corte, contador, revisor, status e observação. Diferenças e pendências são calculadas.
• Listas: permite escolher data de análise, classe e limite financeiro de divergência alta, além de consultar opções de cadastro.
• Instrucoes: explica preenchimento, cálculo dos indicadores, desempate entre contagens, limites e rotina de investigação.

Como preparar o cadastro

Faça uma cópia do arquivo antes de substituir os exemplos. Em Produtos, preencha somente A:K nas linhas 5 a 104. Use um código único e estável para cada SKU e uma unidade consistente. O saldo cadastrado é uma referência operacional; o cálculo do painel usa o sistema informado na contagem, alinhado ao físico daquele corte.

Informe custo unitário e periodicidade como números. Defina a frequência conforme a necessidade da sua operação, sem interpretar os exemplos como uma regra obrigatória. Responsável, próxima ação e prazo ficam no cadastro do produto, evitando que uma mudança na lista de prioridades associe uma pessoa ao item errado.

Como registrar a contagem e a recontagem

Em Contagens, use A:F e K:O nas linhas 5 a 304. Registre uma linha por SKU inteiro contado no corte. Informe a data, identificação, código, abrangência, quantidade do sistema antes da correção e quantidade física. Complete contador, revisor quando houver revisão, status e referência da evidência.

Se o produto está em vários locais, consolide a quantidade desses locais antes de registrar a linha. Este arquivo não soma contagens de locais diferentes no mesmo dia. Quando houver recontagem, acrescente uma nova linha com o total revisto. A última data válida até o corte prevalece; em duas linhas do mesmo código na mesma data, prevalece a linha registrada mais abaixo. Preserve a ordem de Contagens, pois ela serve de desempate.

Não altere o saldo do sistema primeiro para fazer a diferença desaparecer. Confirme código, embalagem e unidade; depois confira recebimento, baixa, transferência, separação, devolução e localização. Em O, registre o documento conferido, a causa encontrada e a evidência. Aprovação e ajuste no sistema devem seguir o procedimento da empresa.

Como interpretar os indicadores

Correspondência exata é a quantidade de produtos cuja última contagem tem físico igual ao sistema no corte, dividida pelos produtos contados no contexto. Ela não soma caixas, galões e unidades como se fossem a mesma medida. Sem produtos contados, o resultado é “n.a.”.

Cobertura é a quantidade de produtos contados dividida pelos produtos válidos do contexto. Apresente os dois percentuais juntos: 100% de correspondência em apenas dois produtos não significa que os demais foram conferidos. Um item sem contagem válida aparece como “NUNCA CONTADO”, sem assumir físico zero.

Divergência absoluta em reais soma o valor absoluto de cada diferença multiplicado pelo custo atual cadastrado. Faltas e sobras não se compensam. Os gráficos financeiros comparam sistema e físico do mesmo corte de cada SKU, ambos avaliados ao custo atual. Como cada produto pode ter sua última contagem em uma data diferente, esses valores não representam um inventário geral simultâneo nem o saldo atual do ERP.

Exemplo preenchido e decisão na reunião

Os seis produtos fictícios somam R$ 15.231 no sistema nos respectivos cortes e R$ 14.441,50 físicos. Há R$ 789,50 de divergência absoluta. Apenas o sensor indutivo tem igualdade exata: um de seis produtos, ou 16,7%, com cobertura de 100%. Os cinco produtos restantes exigem investigação de quantidade; isso não significa que a perda financeira esteja confirmada.

Com análise em 09/10/2026, três contagens estão atrasadas. O painel coloca primeiro itens nunca contados ou atrasados, depois divergência alta ou status Recontar, outras diferenças e ações com prazo vencido. Dentro de cada grupo, a ordem é a do cadastro. A lista mostra os dez primeiros; consulte Produtos para a relação completa.

Na reunião, peça ao responsável pelo filtro do compressor para recontar e conferir a baixa. Para a tinta, investigue recebimento, unidade e abrangência antes de autorizar qualquer correção. Preencha o próximo passo e o prazo em Produtos, registre a evidência em Contagens e acrescente uma nova contagem após a revisão. Se sistema e físico passam a coincidir, a diferença muda sem apagar o histórico.

Filtros, manutenção e prevenção de erros

Altere a classe em Listas C6 para filtrar cartões, gráficos e prioridades. C5 define o corte e C7 define a divergência alta. A data da próxima contagem é a última data acrescida da periodicidade; vencimento igual à data de análise ainda não é atraso. A seleção não reconstrói movimentações antigas: para acompanhar reuniões anteriores, salve cópias datadas.

Antes de apresentar, corrija Produtos L e Contagens P. Campos essenciais vazios, códigos duplicados, datas inválidas e texto em quantidades geram pendências. Registros inválidos são excluídos dos totais e o painel informa a quantidade de pendências da base inteira. Zero numérico é aceito; vazio não é tratado como zero. Custo zero não elimina uma diferença de quantidade.

O limite é de 100 produtos e 300 contagens. Para ampliar, estenda tabelas, fórmulas, validações e referências dos indicadores, gráficos e prioridades e repita os testes. Inserir registros fora dessas áreas não os inclui automaticamente. Não escreva sobre os cálculos nem associe responsáveis diretamente às células do dashboard.

Compatibilidade e conferência desta versão

O arquivo XLSX foi importado e testado no Google Planilhas, incluindo mudança de classe, recontagem no mesmo dia, inclusão nas últimas linhas, dados inválidos e casos normais. Os gráficos e a seleção foram conferidos no aplicativo. O Excel não foi testado no aplicativo; confira a abertura e o recálculo antes de substituir os dados da sua operação. A apresentação é inspirada em painéis executivos, sem integração ou recursos do Power BI.

Checklist para usar o painel

• Conferir códigos únicos, unidades, custo e periodicidade.
• Registrar sistema e físico no mesmo corte, por SKU consolidado.
• Corrigir todas as pendências de cadastro e contagem.
• Apresentar cobertura junto da correspondência exata.
• Definir responsável, próxima ação e prazo para cada prioridade.
• Recontar divergências e registrar evidência antes de aprovar ajustes.
• Preservar histórico e salvar cópia da reunião.

Baixe a versão 2, mantenha as fórmulas e substitua os exemplos fictícios pelos registros do seu estoque. O resultado é um controle de contagem e investigação que pode ser usado e apresentado sem remontar os dados em cada reunião.